Hvad er en generalforsamling (GF)?

Generalforsamlingen er en årlig begivenhed, hvor I ser tilbage på året, der er gået, og vælger den nye lokalbestyrelse. Alle frivillige har mulighed for at stille spørgsmål, forslag eller vedtægtsændringer og diskutere lokalforeningens fremtid. På generalforsamlingen er det lokalbestyrelsen, der præsenterer punkterne, men det er dirigenten, der leder mødet og sikrer, at mødet forløber korrekt, og referenten, der noterer alle de kloge ord og vigtige beslutninger. 

Man kan se generalforsamlingen i fire dele: 

1) Planlægning 

• Læs lokalforeningens vedtægter, så I kender til rammerne for generalforsamlingen (dagsorden, frist for indkaldelse mm.) 
• Find ud af, hvem fra lokalbestyrelsen, der genopstiller og ikke genopstiller. 
• Find dato, tidspunkt og sted for afholdelse af generalforsamlingen. Når I finder en dato, skal I være opmærksomme på, hvad der står i jeres vedtægter om, hvornår I skal afholde generalforsamlingen. 
• Book lokale til generalforsamlingen. 

2) Indkaldelse, forberedelse, rekruttering og reklamering 

• Forbered dokumenterne til indkaldelsen.  
  Dokumenterne, som I skal forberede og sende med ud med indkaldelsen er:  
• Dagsorden for generalforsamlingen 
• Lokalbestyrelsens årsberetning 
• Lokalforeningens vedtægter 
• Skabelon til vedtægtsændringer 
• Årsregnskab 

Tag gerne udgangspunkt i de allerede udarbejde skabeloner. 

• Lav og send indkaldelse til medlemmerne i jeres lokalforening (orientér jer i vedtægterne for fristen for indkaldelsen). 
• Indkaldelsen, skal sendes ud til alle jeres medlemmer senest 3 uger inden I afholder generalforsamlingen. Det er vigtigt at afholde, da generalforsamlingen ikke er lovligt indkaldt, og dermed ikke kan gennemføres, hvis det ikke overholdes. 
• Når I sender indkaldelsen, er det vigtigt, at I husker at anvende funktionen: “Bcc”. Dette gør nemlig at modtageren kun kan se sin egen mailadresse og ikke mailadresser på alle de andre i lokalforeningen). 
• Find unge, der har lyst til at stille op til bestyrelsen + intern revisor 
• Reklamér for generalforsamlingen blandt jeres medlemmer (send gerne en påmindelsesmail tæt på generalforsamlingen) 
• Overvej om I ønsker at kombinere generalforsamlingen med noget socialt – f.eks. fælles aftensmad, kagehygge eller anden social aktivitet. (det plejer at lokke folk til) 
• Overvej om I ønsker at stille ændringsforslag til vedtægterne eller andre forslag 
• Find en dirigent og referent (må ikke være en del af lokalbestyrelsen) 
• Hold et forberedelsesmøde med dirigenten inden generalforsamlingen, hvor relevante punkter drøftes (særlige obs. punkter, afstemningsregler mm.) 
• Inviter bestyrelsesmedlemmer fra landsbestyrelsen og sekretariatet (ikke et must, men en mulighed) 
• Kontakt jeres interne revisor, så personen kan nå at kigge på lokalforeningens årsregnskab og komme med kommentarer, inden generalforsamlingen.  

3) Afholdelse af generalforsamling 

• Underskrifter af dokumenter: 
• Årsregnskab: Skal underskrives af hele lokalbestyrelsen. 
• Referat fra generalforsamlingen: Skal underskrives af dirigenten. 

4) Efter generalforsamlingen 

• Overdragelse fra afgående bestyrelsesmedlemmer til nye 
• Opfølgning til sekretariatet: Send de underskrevne dokumenter til sekretariatet 
• Sende nyhedsbrev til lokalforeningens medlemmer og orientér dem om, at der er blevet valgt en ny lokalbestyrelse og evt. fortæl om jeres visioner for året. 
• Drøft og vedtag en forretningsorden for lokalbestyrelsen 
• Lav årshjul for det kommende år. 
• Tag fællesbilleder og enkeltbilleder til hjemmesiden