Sådan får lokalforeningerne penge // Medlemstilskud

Red Barnet Ungdoms lokalforeninger får tilskud på baggrund af antal medlemmer i lokalforeningerne under 30 år: Red Barnet Ungdom giver 50 kr. pr. medlem til lokalforening. Forudsætningen for at få tildelt sit tilskud er, at man afleverer årsberetning, referat og underskrevet årsregnskab fra generalforsamlingen. 

Tilskuddet kan lokalforeningerne bruge til at realisere sine målsætninger, fx ved at skabe aktiviteter, der øger rekrutteringen af frivillige til projekterne, gøre RBU mere synligt lokalt eller skabe et godt sammenhold i lokalforeningen. Hvis lokalforeningen ikke bruger hele tilskuddet et år, opspares pengene på lokalforeningens egenkapital. Det er ikke hensigtsmæssigt at have en alt for stor egenkapital, da det betyder, at man gemmer penge, som ellers kunne være gået til at nå et højere aktivitetsniveau. 

Sådan styrer bestyrelsen lokalforeningens økonomi

Lokalbestyrelsen har ansvaret for lokalforeningens økonomi. Dette ansvar skal naturligvis tages alvorligt, men hvis man husker følgende fire grundregler, kan det ikke gå helt galt: 

• Brug altid penge i overensstemmelse med Red Barnet Ungdoms formål  
• Køb aldrig noget for foreningens penge uden at få kvitteringer på det  
• På kvitteringer og øvrige bilag skal man kunne læse, hvad der er blevet købt (derfor er f.eks. dankortkvitteringer ikke god nok dokumentation) 
• Gem altid (!) alle kvitteringer, indtil I kan se, at udlæggene er registreret og tilbagebetalt. 

Hvad laver kassereren?

Foreningens kasserer vælges på generalforsamlingen ligesom resten af lokalbestyrelsen. Mange tror, at man skal være regnskabsekspert for at være kasserer, men det er langt fra tilfældet. For at være en god kasserer skal man have mod på opgaven samt lidt fornemmelse for tal og ordenssans. Kassererposten kan tilmed være god at have, hvis man gerne vil lære, hvordan man driver en foreningsøkonomi, hvilket kan være brugbart i mange andre sammenhænge.    

Kassererens primære opgaver er at: 

• Have det overordnede overblik over foreningens økonomi samt sikre, at pengene bliver brugt i henhold til bestyrelsens ønsker og beslutninger 
• Lave et samlet forslag til budget på baggrund af bestyrelsens målsætninger, arbejds- og årsplaner. 
• Udarbejde (sammen med sekretariatet) det endelige årsregnskabinden generalforsamlingen, fremlægge årsregnskabet på generalforsamlingen (sammen med de interne foreningsvalgte revisorer) og sørge for, at det bliver underskrevet og returneret til sekretariatet.  

Det er generelt vigtigt at huske at ansvaret for lokalforeningens regnskaber ligger hos hele lokalbestyrelsen og altså ikke kun hos kassereren. Og generelle spørgsmål til økonomistyringen kan altid rettes til SAF Administration på [email protected]. 

SKRIV IND OMKRING GODKENDELSE I ZEXPENSE: 

• Der vil komme en mail, når der er udlæg til godkendelse, og ellers kommer de udlæg, de skal godkende op under ”Afregninger” i appen 
• Der skal tjekkes at bilagets beløb og det noterede beløb stemmer (det gør vi selvfølgelig også) 
• Der skal tjekkes at dimensionerne og kategorien stemmer overens med den rigtige lokalforening 
• Hvis alt stemmer, så trykkes der ”Godkend” og den kommer videre i flowet 

SKRIV IND OMKRING GODKENDELSE I CONTINIA: 

XXXX

Budget of årsregnskab

Det er en stor hjælp for lokalforeningen, hvis lokalbestyrelsen ved årets start laver et budget. Et budget er jeres bud på, hvilke indtægter og udgifter foreningen vil have i årets løb. Et budget giver et overblik over, om økonomien hænger sammen. Budgettet er dermed tæt knyttet til de målsætninger og den årsplan/arbejdsplan/handlingsplan, I vedtager for bestyrelsesåret.  

Eksempler på basisudgifter kan være: 

• Foreningens faste aktiviteter (Eksempelvis introaftener for nye frivillige) 
• Bestyrelsesmøder (eksempelvis forplejning) 

Derudover skal I vurdere, hvor mange midler I skal sætte af til udvikling og fornyelse: 

• Projekter (Lav eksempelvis en pulje som projekterne kan søge) 
• Tiltag (eksempelvis en kampagne I vil bruge penge på) 
• Enkeltarrangementer, der udvider foreningens aktivitetsområde eller omfanget af jeres nuværende aktiviteter  

Det godkendte regnskab fra sidste år kan være et godt grundlag for næste års budget. Men det er vigtigt, at I ikke blot laver en fremkontering. I bør hvert år udarbejde et budget, der tager udgangspunkt i de konkrete mål og planer, foreningen har for det kommende år. 

At lave budget kan godt være lidt af en mundfuld, så tøv aldrig med at kontakte sekretariatet, hvis I har brug for hjælp eller idéer til, hvordan man skruer et samlet budget sammen. 

Refusion og udlæg

Når et lokalbestyrelsesmedlem skal afholde en udgift for lokalforeningen, kan man enten vælge at lægge ud eller at få sendt en faktura. Har man lagt ud sendes udlæggene gennem zExpense. 

HOW TO ZEXPENSE: 
Først skal I oprette jer i zExpense. Det gør I her: https://redbarnetungdom.dk/alt-om-penge/ 
-> Har I endnu ikke en bruger, så tryk på “Opret mig i zExpense” 
-> Har I allerede en bruger, så tryk på “Ændringer til zExpense” 

Når I har udfyldt formularen, får I tilsendt et brugernavn og password til zExpense samt en kort vejledning til, hvordan systemet fungerer. Der er også lavet en RBU-guide (til computer), som I kan finde her: https://redbarnetungdom.dk/udgiftsafregning-guide/ 
Er I allerede tilmeldt og har brugt det før, vil I blot opleve, at lokalforeningen er tilføjet der, hvor I vælger, hvilket projekt udlægget vedrører. 

I kan både sende udlæggene på computeren: https://zexpense.dk/auth/login – eller via app’en “zExpense”. (dog er det vigtigt at I opretter jer via hjemmesiden og ikke via app’en, da man kun kan indtaste kontoplysninger via computeren. 

Inde på hjemmesiden eller på app’en, kan I følge med i, hvornår jeres udlæg er godkendt – og derfor også hvornår I cirka vil kunne forvente pengene tilbage. 

FAKTURA: 
Har I regninger/fakturaer skal I sende dem til: [email protected] 

I mailens emnefelt bedes I notere, at fakturaen er vedr. jeres lokalforening, så SAF Administration kan se, at regningen skal betales fra jeres konto. Dvs. zExpense er kun til brug for de udlæg, I selv har gjort personligt. I kan derfor ikke betale regninger med programmet. 

Hvad er en intern revisor?

Den interne revisor vælges på den årlige generalforsamling til at kontrollere foreningens regnskab. Revisoren er medlemmernes tillidsfolk, som følger og kontrollerer regnskabet på medlemmernes vegne. Derfor må han/hun ikke have nogen tilknytning til foreningens ledelse eller bestyrelse. 

Den interne revisors opgaver: 

• At kontrollere foreningens økonomi i forbindelse med den årlige generalforsamling. Herunder: 
• At sikre sig, at der er bilag som dokumentation for udgifter og indtægter, og at foreningens økonomiske beholdninger er til stede. 
• At kontrollere om foreningens midler er blevet brugt i overensstemmelse med det, der er blevet besluttet, og om bestyrelsens økonomiske handlemåde er acceptabel i forhold til foreningens formål og aktiviteter. 
• Kontrollere at bestyrelsen handler overens med generalforsamlingens (medlemmernes) ønsker.  

Vær opmærksom på:

• Den interne revisor kan vælge at deltage som observatør på møderne i lokalbestyrelsen. 
• Foreningens regnskab og bogholderi skal altid være tilgængelig for intern revisor. 
• Finder I ikke en intern revisor, der frivilligt vil stille op på generalforsamlingen, står SAF Adm. til rådighed, mod en betaling på 1300 kr./året.